Rehber

SKT takibinde en sık yapılan 5 hata

Son kullanma tarihi takibinde işletmeleri zarara sokan hatalar genellikle büyük değil, küçük ve tekrarlayan hatalardır. İşte en yaygın beşi ve pratik çözümleri.

1. Ürünü sonra kaydetmek

En yaygın hata budur. Mal gelir, işler yoğundur, "akşam kaydederim" denir. Akşam başka bir şey çıkar, ertesi gün unutulur. Kaydedilmeyen ürün sistemde yoktur; sistemde olmayan ürün de takip edilmez.

Çözüm: Kaydı mal kabul anına bağlayın. Koli açılırken barkod okutulur, tarih girilir, ürün rafa öyle çıkar. Telefonla barkod okutabiliyorsanız bu iş depoda ayakta halledilir, kasaya gitmeye gerek kalmaz.

2. Yeni ürünü rafın önüne koymak

Acele eden personel yeni koliyi rafın önüne dizer. Müşteri öndekini alır, arkadaki eski ürün kalır ve süresi dolar. Ürün kayıtlı olsa bile fiziksel düzen yanlışsa zarar oluşur.

Çözüm: FIFO kuralını uygulayın — yeni gelen arkaya, eski öne. Bu kuralı personele bir kez anlatmak yetmez; ilk haftalar kontrol etmek gerekir. Alışkanlık oturduğunda kendiliğinden işler.

3. Takibi tek kişiye bırakmak

Bazı işletmelerde takibi "aklında tutan" bir kişi vardır. O kişi izne çıktığında ya da işten ayrıldığında bilgi de onunla gider. Sistem aslında hiç kurulmamıştır; sadece bir kişinin hafızası çalışmaktadır.

Çözüm: Kaydı kişiden bağımsız bir yerde tutun. Yazılım kullanmanın en az fark edilen ama en değerli faydalarından biri budur: bilgi işletmede kalır, kişide değil.

4. Kayıt tutmamak

Kontroller yapılır ama hiçbir yere yazılmaz. Denetim geldiğinde "biz düzenli kontrol ediyoruz" demek yeterli olmaz; gösterilecek bir kayıt olmadığında durum zorlaşır.

Çözüm: Hangi ürünün ne zaman kontrol edildiği ve hangisinin çıkarıldığı kayıtlı olsun. Dijital kayıt burada defterden belirgin şekilde üstündür: geriye dönük aranabilir, kaybolmaz ve okunaklıdır.

5. Kritik eşik belirlememek

"Süresi dolmadan fark edelim" demek yeterli değildir. Kaç gün kala müdahale edileceği belli değilse, herkes farklı davranır ve bazı ürünler son güne kadar rafta kalır.

Çözüm: Ürün grubuna göre eşik belirleyin. Süt ve taze ürünlerde 2-3 gün, şarküteride 3-5 gün, kuru gıdada 15-30 gün makul aralıklardır. Eşik netse karar da nettir: indirime konur, öne alınır veya iade edilir.

Ortak nokta: unutmak

Beş hataya da dikkatle bakıldığında ortak bir yanları olduğu görülür: hiçbiri bilgisizlikten kaynaklanmaz. Herkes ne yapması gerektiğini bilir; sorun yoğun bir günde bunu hatırlamaktır.

Bu yüzden çözüm daha çok çabalamak değil, hatırlamayı sisteme devretmektir. Kritik ürünler her sabah karşınıza kendiliğinden geldiğinde, takip bir göreve değil rutine dönüşür.