Karşılaştırma

Excel ile SKT takibi yapılır mı?

Kısa cevap: evet, belli bir ölçeğe kadar yapılır. Uzun cevap: Excel'in nerede işe yaradığını ve nerede tıkandığını bilmek, ne zaman değiştirmeniz gerektiğini de gösterir.

Excel ile nasıl kurulur?

Temel bir tablo şu sütunlardan oluşur: barkod, ürün adı, raf no, son kullanma tarihi ve kalan gün. Kalan gün sütununa bugünün tarihinden SKT'yi çıkaran basit bir formül yazılır.

Ardından koşullu biçimlendirme eklenir: kalan gün sıfırın altındaysa kırmızı, üçün altındaysa turuncu. Bu kadarıyla bile işe yarar bir görünüm elde edilir.

Excel nerede iyi?

• Ücretsiz veya zaten var. Ek maliyet çıkarmaz.
• Esnek. İstediğiniz sütunu ekler, istediğiniz gibi düzenlersiniz.
• Tanıdık. Çoğu kişi temel kullanımı bilir.
• Küçük ölçekte yeterli. 50 ürünün altında pratik bir çözümdür.

Excel nerede tıkanır?

1. Kimseyi uyarmaz

En temel sorun budur. Excel dosyası açılmadıkça hiçbir şey olmaz. Yoğun bir gün geçirdiniz ve dosyayı açmayı unuttunuz — o gün sistem çalışmamış olur.

Yazılımın sağladığı asıl fayda hız değil, unutmayı ortadan kaldırmasıdır. Program her açıldığında kritik ürünler kendiliğinden önünüze gelir.

2. Veri girişi yavaştır

Her ürün için barkodu ve adı elle yazmak gerekir. Barkod okuyucu bağlasanız bile ürün adını yine siz girersiniz. Günde 30 ürün girişi olan bir işletmede bu ciddi zaman kaybıdır.

Barkod kataloğu olan bir programda ise ürün daha önce kaydedilmişse adı otomatik gelir; yalnızca tarih girersiniz.

3. Çıkış kaydı tutulmaz

Ürünü sattığınızda veya attığınızda satırı silersiniz — ve o bilgi tamamen kaybolur. Ay sonunda "kaç ürün elden çıktı" sorusunun cevabı yoktur.

Daha önemlisi, denetimde "süresi dolan ürünleri ne yaptınız?" sorusuna gösterebileceğiniz bir kayıt kalmaz. Denetim hazırlığı rehberimizde bunu ayrıntılı anlattık.

4. Aynı anda tek kişi kullanabilir

Dosya açıkken başkası düzenleyemez. Kasadaki kişi ürün eklerken depodaki kişi bekler. Vardiyalı çalışan işletmelerde bu ciddi bir kısıt yaratır.

5. Yedekleme size kalmıştır

Dosya bozulursa, yanlışlıkla silinirse veya bilgisayar arızalanırsa tüm kayıt gider. Düzenli yedek almayı hatırlamak gerekir ve pratikte çoğu işletme bunu yapmaz.

6. Telefondan kullanılamaz

Rafın önünde durup ürün eklemek istediğinizde Excel işe yaramaz. Ürünü kasaya taşımanız veya elinizde kâğıda not alıp sonra girmeniz gerekir.

Ne zaman değiştirmeli?

Şu belirtilerden ikisi varsa Excel sınırına gelmişsiniz demektir:

• Ürün sayısı 100'ü geçti
• Dosyayı açmayı unuttuğunuz günler oluyor
• Ay içinde süresi geçmiş ürünle karşılaştınız
• Birden fazla kişi takip yapıyor
• Denetim geldiğinde gösterecek kayıt bulamadınız

Geçiş zor mu?

Hayır. Mevcut Excel dosyanızı olduğu gibi programa aktarabilirsiniz; sıfırdan giriş yapmanız gerekmez. Hatalı satırlar ayrıca raporlanır, hiçbir kayıt sessizce atlanmaz.

Aktardığınız ürünler aynı zamanda barkod kataloğuna eklenir — yani o ürünleri bir daha okuttuğunuzda adları otomatik gelir.